Factura electrónica para autónomos: así funcionará la plataforma gratuita de Hacienda

En Arias Assessors, como asesoría fiscal especializada en autónomos, sabemos lo complejo que puede resultar adaptarse a cada nuevo cambio legal. Y uno de los más relevantes en 2025 es la entrada en vigor del nuevo reglamento de la factura electrónica para autónomos. A raíz de esta normativa, Hacienda ha anunciado el lanzamiento de una plataforma gratuita que permitirá a miles de trabajadores por cuenta propia cumplir con la ley sin necesidad de contratar un software de pago.

En este artículo te explicamos, con claridad y desde la experiencia en el asesoramiento diario a autónomos, en qué consiste esta nueva herramienta, cuándo estará disponible, cómo funcionará y qué debes tener en cuenta para elegir la opción más adecuada para tu actividad.

¿Qué es la nueva plataforma gratuita de Hacienda para autónomos?

La Agencia Tributaria ha confirmado que, a partir del verano de 2025, estará disponible una nueva aplicación de facturación electrónica de uso gratuito para autónomos y pequeñas empresas. El objetivo es facilitar el cumplimiento del reglamento que obliga a emitir facturas electrónicas bajo unos criterios técnicos concretos y asegurar el envío automático de los registros a Hacienda.

Esta plataforma gratuita estará alojada en la Sede Electrónica de la AEAT, y su diseño se centra en la simplicidad: no será un software complejo, sino un formulario accesible que permitirá generar una factura conforme a la ley y remitirla en tiempo real a la Administración.

Desde Arias Assessors valoramos positivamente esta iniciativa, sobre todo para aquellos profesionales que emiten pocas facturas al mes y no necesitan un sistema avanzado de gestión.

¿Cuándo estará disponible y quién puede usarla?

La aplicación se lanzará entre junio y septiembre de 2025, según ha comunicado la Agencia Tributaria. Aunque aún no se ha fijado una fecha exacta, Hacienda asegura que estará lista antes de que entre en vigor la nueva exigencia de certificación para los programas de facturación.

En cuanto a los usuarios, no habrá un límite de ingresos o facturación para acceder a la herramienta, aunque está especialmente pensada para autónomos con bajo volumen de facturación. Es decir, para quienes trabajan con pocos clientes al año y gestionan su facturación de forma manual o muy básica.

Si es tu caso, esta puede ser una solución válida para cumplir con la normativa sin coste adicional. No obstante, si manejas un volumen medio-alto de facturas, quizás esta no sea la opción más eficiente.

¿Por qué Hacienda lanza esta solución gratuita ahora?

El motivo principal es la entrada en vigor del nuevo Reglamento de requisitos para los sistemas de facturación, que obliga a que todo software de factura electrónica para autónomos cumpla con criterios técnicos muy específicos. Entre ellos, la posibilidad de activar Verifactu, el sistema de remisión automática de registros de facturación a Hacienda.

A partir de julio de 2025, los fabricantes de software deberán vender únicamente herramientas certificadas conforme al reglamento. Para que ningún autónomo quede fuera por razones económicas o tecnológicas, Hacienda ha desarrollado esta plataforma gratuita que permitirá cumplir con la ley sin adquirir licencias privadas.

Desde nuestro punto de vista, en Arias Assessors, se trata de una medida positiva en cuanto a accesibilidad, aunque puede no ser suficiente para todos los perfiles de autónomo.

Cómo cumple la plataforma con el nuevo reglamento de facturación

El nuevo reglamento exige que todos los sistemas de facturación generen facturas íntegras, legibles, inalterables y, en determinados casos, que remitan los datos en tiempo real a Hacienda. Esta última funcionalidad es la que se conoce como Verifactu.

La plataforma gratuita desarrollada por la AEAT cumplirá todos estos requisitos de forma automática. Cada factura generada incluirá los elementos obligatorios, será enviada a la Agencia Tributaria en el momento de su emisión y permitirá al autónomo obtener un código de verificación como prueba de que la operación ha sido registrada correctamente.

Desde un punto de vista técnico, se trata de una versión simplificada de lo que hacen los programas de facturación más complejos, pero con la ventaja de estar validado directamente por la propia Administración.

Verifactu: qué es y cómo se integra en la aplicación de Hacienda

Verifactu es un sistema de remisión inmediata de los registros de facturación. Aunque su activación es voluntaria en la mayoría de los casos, la aplicación gratuita de Hacienda lo tendrá activado por defecto, ya que su propósito es simplificar el proceso para quienes no tienen conocimientos técnicos ni un software certificado.

En términos prácticos, cada vez que emitas una factura con esta herramienta, sus datos se enviarán automáticamente a Hacienda en formato XML. Si todo está correcto, recibirás un acuse de recibo con un identificador único que validará la operación ante la Agencia Tributaria.

Este sistema tiene similitudes con otros modelos ya existentes, como el SII (Sistema Inmediato de Información) o TicketBAI en el País Vasco, aunque en este caso no será obligatorio activarlo si se usa un software externo certificado.

¿Cómo se emiten las facturas desde esta plataforma gratuita?

El funcionamiento está pensado para ser sencillo. El autónomo accederá a la Sede Electrónica de la AEAT, abrirá la aplicación, y rellenará un formulario con los datos básicos: emisor, receptor, conceptos, base imponible, impuestos y forma de pago.

Con un solo clic, se generará la factura electrónica para autónomos en formato electrónico válido y, al mismo tiempo, se enviará a Hacienda el registro correspondiente. El autónomo podrá guardar una copia en PDF y, si lo desea, enviársela al cliente.

Este sistema no incluirá funcionalidades como control de stock, conciliación bancaria o informes financieros, por lo que su uso queda limitado a tareas estrictamente básicas de emisión.

Ventajas y limitaciones del sistema gratuito para autónomos

Desde Arias Assessors consideramos que esta herramienta puede ser una solución válida para determinados perfiles de autónomos. Entre sus ventajas destacan:

• Coste cero: no hay que pagar licencias ni mantenimiento.

• Cumplimiento legal garantizado: al ser una plataforma oficial, todo está validado.

• Fácil de usar: especialmente útil para quienes emiten poca factura electrónica.

Sin embargo, también hay limitaciones importantes a tener en cuenta:

• No permite integración con contabilidad ni con otras herramientas.

• No es escalable: si tu volumen de facturación crece, se queda corto.

• La gestión de clientes, productos o servicios es manual y lenta.

Por eso, muchos autónomos optarán por un software más completo que permita automatizar procesos, generar estadísticas o integrar módulos fiscales y contables.

Las tres vías para cumplir con la nueva ley de facturación electrónica

A partir de julio de 2025, todas las soluciones de facturación deberán ajustarse al reglamento. En Arias Assessors explicamos a nuestros clientes que existen tres caminos para estar al día:

1. Usar un software certificado sin activar Verifactu: cumples con la ley, pero no envías datos automáticamente a Hacienda.

2. Usar un software certificado con Verifactu activado: tus registros se remiten en tiempo real.

3. Usar la aplicación gratuita de Hacienda: opción recomendada para autónomos con poca facturación.

Cada alternativa tiene sus particularidades y debe ser analizada según el tipo de negocio, volumen de actividad, número de clientes y necesidades operativas.

Desde Arias Assessors: nuestra visión y cómo ayudarte en este proceso

Como asesoría especializada en autónomos, en Arias Assessors estamos ya ayudando a nuestros clientes a adaptarse a estos cambios. Lo hacemos con un enfoque claro: que la transición sea sencilla, segura y adaptada a las necesidades de cada negocio.

Podemos ayudarte a:

• Evaluar si la herramienta gratuita de Hacienda es suficiente para ti.

• Seleccionar un software certificado si necesitas más funcionalidades.

• Configurar Verifactu y asegurarte de que todo funciona como debe.

• Mantener al día tus obligaciones fiscales y contables con seguridad jurídica.

Si eres autónomo y no sabes por dónde empezar, lo mejor es asesorarte. La nueva factura electrónica para autónomos ha llegado para quedarse, y cuanto antes empieces a adaptarte, más fácil será evitar errores, sanciones o complicaciones innecesarias.

Puedes contar con nosotros para resolver tus dudas, valorar tu caso y ayudarte a implementar la solución que mejor se adapte a tu actividad.