08 Jun Cómo contratar a tu primer trabajador siendo autónomo: la guía paso a paso
Pasar de trabajar solo a tener a alguien a tu cargo es uno de los puntos de inflexión más importantes en la vida de un autónomo. No es solo una decisión de negocio: es también un cambio de naturaleza jurídica en tu relación con la Seguridad Social, con Hacienda y con la normativa laboral. Antes de la primera nómina hay una serie de trámites obligatorios que hay que hacer en un orden concreto, y un error de plazo en cualquiera de ellos puede generar sanciones desde el primer día.
Esta guía recoge el proceso completo, en el orden en que debe realizarse, junto con los errores más habituales que cometen los autónomos que contratan por primera vez.
Antes de contratar: lo que debes tener en regla
Antes de iniciar cualquier trámite de contratación, conviene verificar que tu situación como autónomo está al corriente. Estar al día con tus obligaciones fiscales y de cotización, y no tener deudas pendientes con Hacienda ni con la Seguridad Social, es una condición previa razonable: cualquier irregularidad en tu propia situación puede complicar o retrasar los trámites de inscripción como empleador.
También conviene tener decidido, antes de empezar el proceso, qué tipo de contrato vas a ofrecer y qué convenio colectivo aplica a tu actividad. El convenio determina aspectos como el salario mínimo del puesto, la jornada y otras condiciones que no son negociables a la baja, y conocerlo de antemano evita tener que rehacer el contrato a mitad de proceso.
Paso 1: inscribirte como empresario en la Seguridad Social
El primer trámite, y el que activa todo lo demás, es inscribirte como empresario en la Seguridad Social. Este paso es distinto de tu alta como autónomo en el RETA: aquí te registras en tu condición de empleador, no de trabajador por cuenta propia.
El trámite se realiza en la Sede Electrónica de la Seguridad Social, a través del servicio de inscripción y asignación de Código de Cuenta de Cotización (CCC), o bien a través del Sistema RED. El CCC es el número que identificará a tu empresa frente a la Seguridad Social a todos los efectos relacionados con tus trabajadores: altas, bajas, cotizaciones y comunicaciones.
Esta inscripción debe realizarse antes del inicio de la actividad con trabajadores a cargo. No es un trámite que pueda regularizarse después sin consecuencias: hacerlo fuera de plazo puede generar recargos.
Paso 2: dar de alta al trabajador en la Seguridad Social
Con el CCC ya asignado, el siguiente paso es dar de alta al trabajador en el régimen correspondiente, también a través del Sistema RED. Aquí hay dos situaciones posibles:
- Si es el primer trabajo del empleado: hay que solicitar previamente que la Seguridad Social le asigne un número de afiliación, ya que todavía no dispone de uno.
- Si el trabajador ya ha trabajado antes: ya tiene un número de afiliación asignado, y simplemente se le da de alta de nuevo, vinculándolo a tu CCC.
El alta del trabajador debe realizarse, como máximo, el día anterior al inicio de su actividad. No existe margen de regularización posterior: trabajar sin alta previa es una infracción grave tanto para el empleador como, en determinados aspectos, para el propio trabajador.
Paso 3: formalizar el contrato de trabajo por escrito
Aunque algunos contratos pueden formalizarse verbalmente según la normativa laboral, en la práctica es imprescindible disponer de un contrato por escrito desde el primer día, tanto para proteger al empleador como para cumplir con las obligaciones de comunicación posteriores.
El contrato debe especificar el tipo de relación laboral (indefinido, temporal, fijo-discontinuo, formativo, según corresponda), la jornada, el salario conforme al convenio colectivo aplicable, y el periodo de prueba si lo hay. Puedes utilizar los modelos oficiales disponibles en la Sede Electrónica del SEPE o adaptar el contrato a las necesidades específicas del puesto, siempre respetando los mínimos del convenio.
Paso 4: comunicar el contrato al SEPE a través de Contrat@
Una vez firmado el contrato, debes comunicarlo al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) en un plazo máximo de diez días naturales desde la firma. Este trámite se realiza a través de la aplicación Contrat@, presentando una copia del contrato firmado.
Este paso suele olvidarse con más frecuencia de la que parece, especialmente porque ocurre después del alta en la Seguridad Social y puede dar la sensación de que el proceso ya está completado. No comunicar el contrato en plazo es una infracción independiente del alta en Seguridad Social, y ambas pueden ser sancionadas por separado.
Las obligaciones que empiezan el primer día de trabajo
Una vez el trabajador se incorpora, el empleador asume una serie de obligaciones continuas que no terminan con el alta. Estas son las que generan más incumplimientos involuntarios entre quienes contratan por primera vez:
Registro horario
Llevar un registro diario de la jornada de cada trabajador es obligatorio para todas las empresas, independientemente de su tamaño. El registro debe permitir conocer la hora de inicio y fin de cada jornada y conservarse durante un periodo determinado por si la Inspección de Trabajo lo solicita. No llevarlo, o llevarlo de forma incompleta, es una de las infracciones más frecuentes en pequeñas empresas y autónomos con empleados.
Prevención de riesgos laborales
Desde el primer trabajador, el empleador está obligado a garantizar la seguridad y salud en el puesto de trabajo. Esto implica, como mínimo, una evaluación de riesgos del puesto y la planificación de las medidas preventivas necesarias. Muchos autónomos delegan esta gestión en un servicio de prevención ajeno, lo que suele ser la opción más práctica para empresas pequeñas que no disponen de medios propios para asumirlo.
Aplicación del convenio colectivo
El convenio colectivo que corresponda a tu actividad no es opcional ni orientativo: establece mínimos de salario, jornada y otras condiciones que deben respetarse independientemente de lo que se haya acordado verbalmente con el trabajador. No conocer el convenio aplicable, o aplicarlo de forma incorrecta, es un error que puede generar reclamaciones laborales con efecto retroactivo.
Las cotizaciones mensuales: lo que cuesta tener un empleado más allá del salario
El salario bruto que pactas con el trabajador no es el coste total para el empleador. Sobre ese salario se aplican cotizaciones a la Seguridad Social que corren a cargo de la empresa, además de las que se retienen al trabajador de su nómina. Para calcular correctamente la viabilidad de una contratación, es imprescindible tener en cuenta el coste total: salario bruto, cotizaciones empresariales, y cualquier otro concepto retributivo como pagas extraordinarias prorrateadas.
Existen bonificaciones en las cuotas de la Seguridad Social para determinados colectivos o situaciones —contratación de jóvenes, personas en desempleo de larga duración, conversión de contratos temporales en indefinidos, entre otras— que pueden reducir significativamente este coste si se cumplen los requisitos. Conviene revisar si tu situación encaja en alguna de ellas antes de formalizar la contratación, ya que algunas bonificaciones deben solicitarse en el momento del alta.
Casos particulares: contratar a un familiar
Contratar a un familiar tiene reglas específicas. Si existe convivencia con el autónomo, en general no es posible contratarlo por cuenta ajena, salvo excepciones concretas previstas en la normativa, y debe darse de alta en el Régimen Especial de Trabajadores por Cuenta Propia en lugar de como trabajador asalariado. Si no hay convivencia, sí es posible la contratación por cuenta ajena, y en determinados casos pueden aplicarse bonificaciones específicas para la contratación de familiares. Esta es una situación que conviene consultar con un asesor antes de formalizar nada, porque el régimen incorrecto puede generar problemas tanto fiscales como de cotización.
Los errores más frecuentes al contratar por primera vez
Estos son los fallos que con más frecuencia cometen los autónomos en su primera contratación, y que conviene revisar antes de dar cualquier paso:
- Empezar la actividad del trabajador antes de completar el alta en la Seguridad Social, aunque sea por un solo día.
- Olvidar la comunicación del contrato al SEPE a través de Contrat@ dentro del plazo de diez días.
- No conocer o no aplicar correctamente el convenio colectivo del sector.
- No implementar el registro horario desde el primer día.
- No gestionar la prevención de riesgos laborales por considerarla innecesaria en una empresa pequeña.
- Calcular el presupuesto de la contratación solo con el salario bruto, sin incluir las cotizaciones empresariales y otros costes asociados.
Si estás valorando contratar a tu primer empleado y quieres asegurarte de hacer cada trámite en el orden correcto, con el convenio adecuado y aprovechando las bonificaciones a las que puedas tener derecho, en Arias Assessors podemos acompañarte en todo el proceso.
Preguntas frecuentes sobre cómo contratar al primer empleado
¿Cuál es el primer trámite para contratar a un empleado siendo autónomo?
Inscribirte como empresario en la Seguridad Social para obtener un Código de Cuenta de Cotización (CCC). Este trámite es distinto de tu alta como autónomo en el RETA y debe completarse antes de dar de alta a ningún trabajador.
¿Cuándo debe estar dado de alta el trabajador en la Seguridad Social?
Como máximo, el día anterior al inicio de su actividad. No existe posibilidad de regularizar el alta después de que el trabajador haya empezado a trabajar sin generar una infracción.
¿Qué es Contrat@ y para qué sirve?
Es la aplicación del Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) a través de la cual el empleador debe comunicar cada contrato de trabajo firmado, presentando una copia del documento. El plazo para hacerlo es de diez días naturales desde la firma del contrato, y es una obligación independiente del alta en la Seguridad Social.
¿Es obligatorio llevar un registro horario aunque tenga un solo empleado?
Sí. La obligación de registro diario de la jornada se aplica a todas las empresas independientemente de su tamaño, incluidos los autónomos con un único trabajador a cargo. Su incumplimiento es una de las infracciones que más sanciona la Inspección de Trabajo.
¿Puedo contratar a un familiar como empleado?
Depende de si existe convivencia. Si conviven, generalmente no puede contratarse por cuenta ajena y debe darse de alta en el régimen de trabajadores por cuenta propia. Si no hay convivencia, sí es posible contratarlo por cuenta ajena, y en algunos casos existen bonificaciones específicas. Es una situación que conviene consultar con un asesor antes de formalizarla.
¿Qué pasa si no aplico el convenio colectivo correcto?
El trabajador puede reclamar la diferencia salarial o de condiciones con efecto retroactivo, y la empresa puede enfrentarse a una sanción de la Inspección de Trabajo. El convenio colectivo establece mínimos obligatorios que no pueden rebajarse aunque exista un acuerdo distinto entre las partes.