29 set. Registre horari digital obligatori el 2026: calendari, requisits i guia pràctica per a pimes i autònoms
1) Què és el registre horari digital i què canvia respecte al 2019
El registre horari ja és obligatori des del 2019. Totes les empreses han d’anotar l’entrada i la sortida de cada persona. A més, han de conservar les dades durant quatre anys i facilitar-ne l’accés.
Ara bé, el registre horari digital porta el control a un altre nivell. El sistema passa a ser electrònic, traçable i molt més precís. A partir d’aquí, diferenciem temps efectiu, pauses i disponibilitat. També controlem millor les hores extres.
A Arias Assessors ja acompanyem clients en aquest canvi. Quan migrem d’Excel o paper a una solució digital, la diferència és clara. Els informes surten en segons i el risc de sanció baixa.
2) Calendari previst: de la consulta a l’aprovació i al BOE
Parlem de previsió fins que el BOE publiqui el text. Primer, el Ministeri obre consulta pública. Després, el Consell d’Estat emet el seu informe. Finalment, el Consell de Ministres aprova el reglament i arriba la publicació.
Mentrestant, tu no t’atures. Si implantes el registre horari digital ara, arribes a temps. De fet, aprofites el període d’adaptació i evites corredisses d’última hora.
3) Requisits clau per complir bé la norma
El marc actual ja exigeix registre diari, conservació de 4 anys i accés a plantilla, representants i Inspecció. El desenvolupament reforça cinc punts clau:
- Registre personal i directe per part de la persona treballadora.
- Interrupcions i pauses identificades amb claredat.
- Diferència entre hores ordinàries i hores extres.
- Traçabilitat de qualsevol canvi: qui, quan i què modifica.
- Si el sistema és electrònic, accés immediat i remot per a la Inspecció.
En resum, el registre horari digital demana integritat, invariabilitat i informes fiables. Nosaltres ho preparem perquè no quedi cap forat.
4) RGPD i biometria: riscos, alternatives i documentació
La biometria (empremta o rostre) implica alt risc en protecció de dades. En l’àmbit laboral, el consentiment rarament és vàlid. Per això, analitzem necessitat i proporcionalitat abans de recomanar-la.
Primer, valorem alternatives no biomètriques: app, web, targeta o PIN amb traçabilitat. Si finalment optes per biometria, fem una EIPD, definim mesures fortes i redactem les clàusules. Així, compleixes i proteges la plantilla.
5) Implementació en 30/60/90 dies amb integració de nòmina
Dies 0–30 — Diagnosi i decisió.
Auditem el sistema actual. Mirem col·lectius, torns i teletreball. Després, definim requisits: RGPD, traçabilitat, informes i accés remot per a la Inspecció. Finalment, triem l’eina adequada per al registre horari digital.
Dies 31–60 — Parametrització i pilot.
Carreguem calendaris, festius i regles de pauses. Donem d’alta usuaris i formem l’equip. Tanquem un pilot en un departament i validem informes.
Dies 61–90 — Desplegament i “mode inspecció”.
Estenem el sistema a tota l’empresa. Redactem la política interna i el procediment d’incidències. A més, integrem amb la nòmina A3 perquè hores i complements quadrin.
Un exemple real: una pime de 15 persones va reduir un 40% d’incidències amb recordatoris. El responsable ara té visibilitat en temps real.
6) Evidències per a Inspecció de Treball: què et poden demanar
Prepara-ho abans que arribi el requeriment. Necessitaràs:
- Registre diari per persona i període.
- Diferenciació d’hores ordinàries i extres.
- Log de modificacions amb autor, data i motiu.
- Prova d’accés del treballador als seus registres.
- Política interna i manual del sistema.
- Permisos d’accés remot si el registre és electrònic.
Amb el nostre “mode inspecció”, descarregues tot això en un clic. Per tant, guanyes temps i tranquil·litat.
7) Errors freqüents i com evitar-los
- Excel o paper com a solució definitiva. Evita-ho. El futur va cap a sistemes digitals inalterables.
- No registrar pauses. La norma demana precisió per tipologia de temps.
- Biometria sense EIPD ni base jurídica sòlida. Risc alt i poc control.
- No preparar informes i logs. El dia del requeriment no hi ha marge.
- Desquadraments amb nòmina. Integra registre, torns i nòmina des del principi.
8) Preguntes freqüents sobre el registre horari digital
Quan podria ser obligatori el model digital?
Després de la consulta, l’informe i l’aprovació en Consell de Ministres. El BOE marcarà la data.
Puc continuar amb Excel?
Legalment pots documentar el registre, però el registre horari digital aporta traçabilitat i accés remot. Anticipa’t i redueix riscos.
Què he de registrar exactament?
Entrada, sortida, interrupcions i tipus de temps. A més, separa hores ordinàries i extres. Conserva-ho quatre anys.
La Inspecció es pot connectar al meu sistema?
Si el sistema és electrònic, prepara accés immediat i informes estandarditzats.
Quines sancions hi ha?
Hi ha multes rellevants si no compleixes. Amb control real i evidències, minimitzes l’exposició.
9) Com t’ajudem des de Barcelona: servei integral d’Arias Assessors
Som Arias Assessors, la teva assessoria a Barcelona. Portem més de 25 anys ajudant pimes i autònoms. Som Gestors Administratius de Catalunya col·legiats núm. 3998. El nostre Departament Laboral gestiona nòmines, Seguretat Social, contractació, IRPF i tot el que afecta els recursos humans.
Treballem amb A3 Software i connectem el registre horari digital amb la nòmina i la comptabilitat. També representem la teva empresa davant AEAT, TGSS, SOC i Inspecció per via telemàtica. A més, col·laborem amb especialistes en RGPD i Compliance.
Què fem per tu? Diagnosi express, pla 30/60/90, desplegament i formació. A més, deixem a punt el mode inspecció i el procediment d’incidències. Així, el teu registre horari digital queda robust i llest per a qualsevol requeriment.
Conclusió
La base existeix des del 2019. Ara, el registre horari digital aporta precisió, traçabilitat i agilitat. Anticipa el canvi i evita sorpreses. Nosaltres t’acompanyem en cada pas, des de la diagnosi fins als informes finals. Per això, la teva empresa arriba preparada i amb la casa endreçada.