17 juny Com contractar el teu primer empleat sent autònom: la guia pas a pas
Passar de treballar sol a tenir algú al teu càrrec és un dels punts d’inflexió més importants en la vida d’un autònom. No és només una decisió de negoci: és també un canvi de naturalesa jurídica en la teva relació amb la Seguretat Social, amb Hisenda i amb la normativa laboral. Abans de la primera nòmina hi ha una sèrie de tràmits obligatoris que cal fer en un ordre concret, i un error de termini en qualsevol d’ells pot generar sancions des del primer dia.
Aquesta guia recull el procés complet, en l’ordre en què s’ha de realitzar, juntament amb els errors més habituals que cometen els autònoms que contracten per primera vegada.
Abans de contractar: el que has de tenir en regla
Abans d’iniciar qualsevol tràmit de contractació, convé verificar que la teva situació com a autònom està al corrent. Estar al dia amb les teves obligacions fiscals i de cotització, i no tenir deutes pendents amb Hisenda ni amb la Seguretat Social, és una condició prèvia raonable: qualsevol irregularitat en la teva pròpia situació pot complicar o retardar els tràmits d’inscripció com a ocupador.
També convé tenir decidit, abans de començar el procés, quin tipus de contracte oferiràs i quin conveni col·lectiu aplica a la teva activitat. El conveni determina aspectes com el salari mínim del lloc, la jornada i altres condicions que no són negociables a la baixa, i conèixer-lo per endavant evita haver de refer el contracte a mig procés.
Pas 1: inscriure’t com a empresari a la Seguretat Social
El primer tràmit, i el que activa tota la resta, és inscriure’t com a empresari a la Seguretat Social. Aquest pas és diferent de la teva alta com a autònom al RETA: aquí et registres en la teva condició d’ocupador, no de treballador per compte propi.
El tràmit es fa a la Seu Electrònica de la Seguretat Social, a través del servei d’inscripció i assignació de Codi de Compte de Cotització (CCC), o bé a través del Sistema RED. El CCC és el número que identificarà la teva empresa davant la Seguretat Social a tots els efectes relacionats amb els teus treballadors: altes, baixes, cotitzacions i comunicacions.
Aquesta inscripció s’ha de realitzar abans de l’inici de l’activitat amb treballadors a càrrec. No és un tràmit que es pugui regularitzar després sense conseqüències: fer-ho fora de termini pot generar recàrrecs.
Pas 2: donar d’alta el treballador a la Seguretat Social
Amb el CCC ja assignat, el següent pas és donar d’alta el treballador en el règim corresponent, també a través del Sistema RED. Aquí hi ha dues situacions possibles:
- Si és la primera feina de l’empleat: cal sol·licitar prèviament que la Seguretat Social li assigni un número d’afiliació, ja que encara no en disposa.
- Si el treballador ja ha treballat abans: ja té un número d’afiliació assignat, i simplement se li dóna d’alta de nou, vinculant-lo al teu CCC.
L’alta del treballador s’ha de realitzar, com a màxim, el dia anterior a l’inici de la seva activitat. No existeix marge de regularització posterior: treballar sense alta prèvia és una infracció greu tant per a l’ocupador com, en determinats aspectes, per al mateix treballador.
Pas 3: formalitzar el contracte de treball per escrit
Encara que alguns contractes es poden formalitzar verbalment segons la normativa laboral, a la pràctica és imprescindible disposar d’un contracte per escrit des del primer dia, tant per protegir l’ocupador com per complir amb les obligacions de comunicació posteriors.
El contracte ha d’especificar el tipus de relació laboral (indefinit, temporal, fix-discontinu, formatiu, segons correspongui), la jornada, el salari conforme al conveni col·lectiu aplicable, i el període de prova si n’hi ha. Pots utilitzar els models oficials disponibles a la Seu Electrònica del SEPE o adaptar el contracte a les necessitats específiques del lloc, sempre respectant els mínims del conveni.
Pas 4: comunicar el contracte al SEPE a través de Contrat@
Un cop signat el contracte, l’has de comunicar al Servei Públic d’Ocupació Estatal (SEPE) en un termini màxim de deu dies naturals des de la signatura. Aquest tràmit es fa a través de l’aplicació Contrat@, presentant una còpia del contracte signat.
Aquest pas sol oblidar-se amb més freqüència de la que sembla, especialment perquè passa després de l’alta a la Seguretat Social i pot donar la sensació que el procés ja està completat. No comunicar el contracte en termini és una infracció independent de l’alta a la Seguretat Social, i totes dues poden ser sancionades per separat.
Les obligacions que comencen el primer dia de feina
Un cop el treballador s’incorpora, l’ocupador assumeix una sèrie d’obligacions contínues que no acaben amb l’alta. Aquestes són les que generen més incompliments involuntaris entre els qui contracten per primera vegada:
Registre horari
Portar un registre diari de la jornada de cada treballador és obligatori per a totes les empreses, independentment de la seva mida. El registre ha de permetre conèixer l’hora d’inici i fi de cada jornada i conservar-se durant un període determinat per si la Inspecció de Treball ho sol·licita. No portar-lo, o portar-lo de forma incompleta, és una de les infraccions més freqüents en petites empreses i autònoms amb empleats.
Prevenció de riscos laborals
Des del primer treballador, l’ocupador està obligat a garantir la seguretat i salut al lloc de treball. Això implica, com a mínim, una avaluació de riscos del lloc i la planificació de les mesures preventives necessàries. Molts autònoms deleguen aquesta gestió en un servei de prevenció aliè, que sol ser l’opció més pràctica per a empreses petites que no disposen de mitjans propis per assumir-ho.
Aplicació del conveni col·lectiu
El conveni col·lectiu que correspongui a la teva activitat no és opcional ni orientatiu: estableix mínims de salari, jornada i altres condicions que s’han de respectar independentment del que s’hagi acordat verbalment amb el treballador. No conèixer el conveni aplicable, o aplicar-lo de forma incorrecta, és un error que pot generar reclamacions laborals amb efecte retroactiu.
Les cotitzacions mensuals: el que costa tenir un empleat més enllà del salari
El salari brut que pactes amb el treballador no és el cost total per a l’ocupador. Sobre aquest salari s’apliquen cotitzacions a la Seguretat Social a càrrec de l’empresa, a més de les que es retenen al treballador de la seva nòmina. Per calcular correctament la viabilitat d’una contractació, és imprescindible tenir en compte el cost total: salari brut, cotitzacions empresarials, i qualsevol altre concepte retributiu com a pagues extraordinàries prorratejades.
Existeixen bonificacions a les quotes de la Seguretat Social per a determinats col·lectius o situacions —contractació de joves, persones en atur de llarga durada, conversió de contractes temporals en indefinits, entre altres— que poden reduir significativament aquest cost si es compleixen els requisits. Convé revisar si la teva situació encaixa en alguna d’elles abans de formalitzar la contractació, ja que algunes bonificacions s’han de sol·licitar en el moment de l’alta.
Casos particulars: contractar un familiar
Contractar un familiar té regles específiques. Si hi ha convivència amb l’autònom, en general no és possible contractar-lo per compte d’altri, excepte excepcions concretes previstes a la normativa, i ha de donar-se d’alta al Règim Especial de Treballadors per Compte Propi en lloc de com a treballador assalariat. Si no hi ha convivència, sí que és possible la contractació per compte d’altri, i en determinats casos poden aplicar-se bonificacions específiques per a la contractació de familiars. Aquesta és una situació que convé consultar amb un assessor abans de formalitzar res, perquè el règim incorrecte pot generar problemes tant fiscals com de cotització.
Els errors més freqüents en contractar per primera vegada
Aquests són els errors que amb més freqüència cometen els autònoms en la seva primera contractació, i que convé revisar abans de fer cap pas:
- Començar l’activitat del treballador abans de completar l’alta a la Seguretat Social, encara que sigui per un sol dia.
- Oblidar la comunicació del contracte al SEPE a través de Contrat@ dins del termini de deu dies.
- No conèixer o no aplicar correctament el conveni col·lectiu del sector.
- No implementar el registre horari des del primer dia.
- No gestionar la prevenció de riscos laborals per considerar-la innecessària en una empresa petita.
- Calcular el pressupost de la contractació només amb el salari brut, sense incloure les cotitzacions empresarials i altres costos associats.
Si estàs valorant contractar el teu primer empleat i vols assegurar-te de fer cada tràmit en l’ordre correcte, amb el conveni adequat i aprofitant les bonificacions a les quals puguis tenir dret, a Arias Assessors podem acompanyar-te en tot el procés.
Preguntes freqüents sobre com contractar el primer empleat
Quin és el primer tràmit per contractar un empleat sent autònom?
Inscriure’t com a empresari a la Seguretat Social per obtenir un Codi de Compte de Cotització (CCC). Aquest tràmit és diferent de la teva alta com a autònom al RETA i s’ha de completar abans de donar d’alta cap treballador.
Quan ha d’estar donat d’alta el treballador a la Seguretat Social?
Com a màxim, el dia anterior a l’inici de la seva activitat. No existeix possibilitat de regularitzar l’alta després que el treballador hagi començat a treballar sense generar una infracció.
Què és Contrat@ i per a què serveix?
És l’aplicació del SEPE a través de la qual l’ocupador ha de comunicar cada contracte de treball signat. El termini per fer-ho és de deu dies naturals des de la signatura del contracte, i és una obligació independent de l’alta a la Seguretat Social.
És obligatori portar un registre horari encara que tingui un sol empleat?
Sí. L’obligació de registre diari de la jornada s’aplica a totes les empreses independentment de la seva mida, inclosos els autònoms amb un únic treballador a càrrec.
Puc contractar un familiar com a empleat?
Depèn de si hi ha convivència. Si conviuen, generalment no es pot contractar per compte d’altri i s’ha de donar d’alta en el règim de treballadors per compte propi. Si no hi ha convivència, sí que és possible, i en alguns casos existeixen bonificacions específiques.
Què passa si no aplico el conveni col·lectiu correcte?
El treballador pot reclamar la diferència salarial o de condicions amb efecte retroactiu, i l’empresa pot enfrontar-se a una sanció de la Inspecció de Treball. El conveni col·lectiu estableix mínims obligatoris que no es poden rebaixar.