Factures impagades: tots els passos que ha de donar un autònom per a prevenir-les i, sinó, aconseguir el seu recobrament

Factures impagades: tots els passos que ha de donar un autònom per a prevenir-les i, sinó, aconseguir el seu recobrament

Hi ha una sèrie de consells per a prevenir els impagaments de factures i, en el cas que es produeixin, per a cobrar-les. Un expert conta el que cal fer per a cobrar un producte o servei.

No es pot prevenir un impagament, encara que sí que és possible tenir en compte una sèrie de conceptes que facilitaran la recuperació d’una factura no cobrada i, si no pot evitar-se, el desenvolupament d’una possible acció judicial. L’expert Jorge de Gonzalo, d’UB Consultors, explica tot el que cal tenir en compte quan un negoci es troba amb una o diverses factures impagades.

Accions que poden prevenir el possible impagament d’una factura

  • Prevenir un impagament és molt difícil, però l’autònom pot realitzar una sèrie d’accions per a, en la mesura del possible, evitar-lo.
  • Tot el que quedi per escrit en correus electrònics, quant a comunicacions entre les parts, previs al tracte empresarial és clau: pressupost acceptat i signat, indicacions, especificacions, etc.
  • Constitueix una traçabilitat en cas d’impagament.
  • Emetre albarans d’acceptació de pressupostos amb còpia i signats pel client.
  • Acordar un percentatge de l’import de la factura, per a cobrar inicialment a compte.
  • Desenvolupar la factura correctament, amb data i mètode de pagament i venciment. Aquest document serà el que, en cas d’impagament, constitueixi el suport de la relació comercial i el document per a exigir i fer valer davant un jutjat en el pitjor dels casos.
  • Els informes de riscos, no acaben de ser totalment útils per a autònoms i petites empreses. Aquestes dades s’obtenen amb la informació pública que una empresa facilita, conforme a la legislació, dels seus comptes anuals. Aquesta informació és bastant esbiaixada, no perquè es falsifiquin dades, sinó perquè “el paper tot el suporta”. Ningú publicarà uns comptes negatius ni donarà la imatge real de la seva empresa. Per a conèixer la capacitat de pagament d’un client es necessitaria un altre tipus de documentació, que no és pública ni es pot tenir accés a ella. No és possible conèixer l’extracte del compte bancari d’un client, ni el Llibre Major o Menor, etc.
  • Clàssics llistats de morosos. Poden donar una certa informació, però els deutes entre dues empreses o entre persones físiques no solen aparèixer. Sol reflectir deutes amb empreses subministradores de serveis (llum, de telèfon,..). Existeixen altres llistats de morosos, que manegen signatures de caràcter privat, però més complicades d’accedir.

Accions que pot emprendre un negoci quan ja s’ha produït un impagament.

L’expert a recuperar deutes de morosos Jorge de Gonzalo, soci d’UB Consultors, aconsella diversos procediments si l’autònom o petit negoci ha sofert un impagament:

  • Contactar amb el deutor en els cinc primers dies de l’impagament. Parlar amistosament per a recordar-li que la factura ja havia d’haver estat abonada. En aquesta acció s’intuirà com procedirà el deutor, és a dir, si ha estat una distracció o, bé, si comença a donar excuses. És aconsellable fer-ho també mitjançant l’enviament  d’un correu electrònic recordatori i deixar-lo per escrit. Es podria parlar, igualment, de l’enviament d’una carta certificada o burofax amb certificació de text, però el burofax té la seva corresponent despesa.
  • Si està disposat a reprendre el pagament, concertar-lo amb serietat en nova data d’abonament, o fraccionar-ho i pautar un calendari de pagaments, etc. El problema és quan el deutor guarda silenci, no pot pagar o no té voluntat d’això.
  • Si es tracta d’un client en el qual s’observa una certa recurrència al retard o a l’impagament, cal tenir en compte que pot arribar un moment en el qual el deute acumuli una quantitat significativa. En aquest cas, el millor és tallar la relació amb el client, perquè el que ocorrerà és que augmentarà aquest deute i, a més, que caldrà suportar les despeses que comportarà aquesta reclamació.
  • Si el deute és menor de 2.000 euros, és possible interposar un procediment monitori, que es pot presentar en els jutjats mitjançant un model normalitzat. Si hi ha bon maneig burocràtic, ho pot fer un mateix; si no és el cas, hi ha despatxos jurídics especialitzats i empreses de recobraments de deutes.
  • Si el deute supera els 2.000 euros, sempre és aconsellable un despatx d’advocats.
  • En aquestes qüestions econòmiques i civils, l’arbitratge no és recomanable. Entre consumidors i empresa, sí; però entre professionals és més àgil el jutjat, perquè crea una certa pressió en rebre una notificació oficial, que té uns terminis a complir i, si no es respecten, comportarà conseqüències. Adherir-se a l’arbitratge, a més, no és obligatori per als autònoms. I si s’accepta el laude arbitral, i els seus acords, es perd l’oportunitat i el dret d’acudir a un jutjat.

El cobrament dependrà de la situació de deutor i d’on es produeixi el deute: almenys, recuperar l’IVA

Al final, la possibilitat de cobrament dependrà únicament de la situació del deutor. Si el deutor és insolvent totalment, només s’aconseguirà una sentència o resolució judicial que ha costat diners o temps. Quan això es produeix, almenys cal tenir en compte la possibilitat de recuperar l’IVA de les factures impagades. L’Agència Tributària informa sobre això en la seva pàgina web:

https://sede.agenciatributaria.gob.es/sede/iva/necesito-rectificar-iva-repercutido_iva-soportado/puedo-recuperar-iva-impagado-clientes/que-procedimiento-debe-seguirse-modificar-imponible.html

Si el deutor és solvent, es podria recuperar el 100% del deute, Però sempre cal pensar que més val un mal acord que un bon plet. Si el client és controvertit i existeix la possibilitat de recuperar un 50% o un 60%, potser cal fer comptes sobre les despeses que suposa recuperar el deute totalment. És millor cobrar una part que no obtenir res.

El procés de cobrament al deutor depèn de la ciutat on es desenvolupi, així com les dates, temps i densitat de procediments dels jutjats. Per exemple, un cas d’impagament a Saragossa pot estar solucionat en els jutjats en uns sis mesos, mentre que a Madrid seria ja d’un any.

El plantejament de Jorge de Gonzalo, d’UB Consultors, no és derrotista, ni negatiu: “mantenir una organització i uns protocols ordenats de documentació ajudarà, d’inici, a la bona marxa del negoci. I, si es presenta el cas d’un impagament, també serà clau. Però, per molt bé que es facin les coses, sempre s’estarà a l’arbitri de l’altra part. Sí que és veritat que jo diferencio entre deutors que no poden pagar i que no volen. Hi ha autèntics professionals que saben finançar-se a costa dels seus proveïdors, deixen una factura impagada, els entra diners, paguen la següent i sempre manté aquest mètode. Aquests casos de deutors solen acabar pagant, malament i tarda, però paga. El problema és quan un client està en una situació precària, problemàtica o, fins i tot, concursal; en aquests casos serà molt complicat que es puguin recuperar les quantitats pendents. Aquí és convenient consultar el registre d’empreses concursals i comparèixer en aquest concurs com un deutor més”.