09 des. Què és un suplert o com els autònoms poden incloure les despeses a les factures als seus clients?
A l’hora de facturar, molts autònoms no tenen en compte les despeses que poden comportar la venda d’un producte o la posada a disposició d’un servei. Fins i tot, de vegades, es veuen obligats a avançar una quantitat de diners per compte del client. Això és el que es coneix com a suplert.
Expedir, lliurar i conservar justificants de totes les operacions que es duguin a terme durant l’exercici duna activitat és una de les obligacions més importants què han de fer front els treballadors per compte propi. O el que és el mateix, per llei han d’emetre correctament les factures per la venda d’un producte o per fer un servei.
Tot i que es tracta d’un procés que molts autònoms ja veterans fan de manera diària i que a priori pot semblar una tasca senzilla, tothom ha de saber que una factura no es pot fer de qualsevol manera. De fet, emetre una factura incorrecta pot suposar una sanció de fins a 300 euros per part d’Hisenda. Per evitar incórrer en errors que puguin derivar en una situació negativa per al negoci, els treballadors per compte propi han de conèixer i tenir en compte una sèrie de conceptes bàsics que permetin elaborar una factura de la millor manera possible.
Un dels termes més rellevants que tot autònom ha de conèixer és el suplert que, grosso modo, es refereix a totes aquelles despeses que assumeix l’autònom per ordre dels seus clients i que en realitat han de córrer a compte d’aquests. No tenir en compte aquest concepte o no saber com incloure’l de forma correcta en una factura pot suposar pèrdues importants per al treballador per compte propi que realitza l’operació.
Què és un suplert i en què afecta els autònoms
Quan s’exerceix una activitat per compte propi, una de les pràctiques més habituals que duen a terme els autònoms és assumir despeses per mandat exprés dels seus clients. A l’hora de prestar un servei, moltes vegades hi ha una sèrie de despeses derivades d’aquesta acció. Són despeses el pagament de les quals correspon al client però que l’autònom avança per poder executar les tasques que corresponguin. Aquest tipus de despeses es denominen suplerts.
Seria el cas, per exemple, d’un advocat autònom que ha estat contractat per inscriure una persona al registre civil. Els seus honoraris pugen a 400 euros, però, a més, el tràmit comporta unes despeses de registre que sumen 100 euros més. Aquestes despeses de registre serien un suplert i, per tant, encara que en un primer moment hagi estat el professional qui ho hagi pagat, en realitat es tracta d’una despesa que correspon al client.
Per aquest motiu, a l’hora d’emetre la factura corresponent, l’autònom haurà d’incloure aquesta despesa perquè els clients ho abonin de manera íntegra i es pugui recuperar la quantitat avançada. Tal com va explicar l’experta de JRA Economistes, Joaquina Rueda, perquè una despesa pugui tenir la consideració de suplert, s’hauran de complir els requisits següents:
- Que la despesa s’hagi fet en nom i per compte del client
- Que s’hagi abonat per ordre del client
- Que es pugui justificar que se n’ha fet el pagament
Com s’ha de facturar un suplert?
A l’hora d’incloure un suplert en una factura és comú que sorgeixi el dubte de com s’hi han de reflectir aquest tipus de despeses i si han d’estar subjectes a IVA i IRPF. Segons l’article 78 de la Llei de l’IVA, no s’hauran d’incloure a la base imposable les sumes pagades en nom i per compte del client. “El subjecte passiu vindrà obligat a justificar la quantia efectiva d’aquestes despeses i no podrà procedir a la deducció de l’impost que eventualment els hagi gravat”, recull la llei.
En altres paraules, aquesta despesa no està subjecte a IVA i, per tant, el suplert s’ha d’incloure sempre en una factura com a concepte diferent de la prestació del servei, en tots i cadascun dels casos en què aquesta factura s’emeti a nom del client. Tal com van explicar els experts, el correcte és que el document s’ordeni per: prestació de serveis, IVA i suplerts.
“Els suplerts no suposen per al professional ni un ingrés ni una despesa. Per justificar el cobrament s’ha de fer constar a la factura. S’han d’identificar com a bestretes o bé indicar que es tracta d’una quantitat abonada per compte del client”, va explicar Rueda. Per tant, l’import corresponent no s’haurà de sumar a la base imposable per després aplicar l’IVA i la retenció, sinó que cal afegir al total de la contraprestació a cobrar.
Una de les obligacions més importants que no s’ha d’oblidar mai un autònom és que les factures s’han de conservar durant un període de quatre anys. Segons aconsellen els experts, en cas d’incloure un suplert en una factura, és convenient guardar juntament amb la factura una còpia de la pròpia factura del suplert. “Així es podrà justificar la naturalesa i necessitat del pagament davant una inspecció tributària”, va indicar Rueda.
Exemple pràctic de com incloure un suplert en una factura.
Un treballador per compte propi que es dedica al disseny gràfic ia la maquetació web presta els serveis a un client per un import (base imposable) de 909,09 euros. Aplicant un tipus d’IVA del 21%, l’autònom haurà de sumar a aquesta base la quantitat de 190,91 euros. Cal recordar que, encara que l’autònom hagi rebut l’IVA d’aquesta factura, ell serà l’encarregat de lliurar-li la quantitat corresponent a l’Agència Tributària a l’autoliquidació trimestral corresponent.
Depenent de la retenció sobre l’IRPF que tingui l’autònom, es calcularà el final total de la factura. En aquest cas, en tenir una retenció del 15%, es resta a la base imposable la quantitat de 136,36 euros, deixant un total de 963,64 euros (909,09 euros + 190,91 euros – 136,36 euros) , que serà el que el client haurà d’abonar.
En aquest punt és quan s’ha d’incloure el suplert, si n’hi ha. En aquest cas, el treballador autònom ha pagat la quantitat de 100 euros per una llicència d’un producte per a la pàgina web del seu client. Aquests diners, en realitat, corresponen pagar-los a aquest client i, per tant, l’autònom el que ha fet és avançar-los. Per justificar aquesta quantitat i recuperar els diners avançats de forma correcta, haurà d’incloure’ls a la factura.
Després d’haver especificat la base imposable, d’haver aplicat un tipus d’IVA del 21% i d’haver aplicat la retenció del 15%, obté un resultat de 963,64 euros. És a aquesta quantitat total a què haurà de sumar el suplert corresponent. És a dir, en aquest cas, el total a pagar per part del client serà de 1063,64 euros (963,64 euros + 100 euros).
“És possible que un professional es faci càrrec dels suplerts i posteriorment sol·liciti al client el seu reemborsament. Tot i això, l’habitual és que l’autònom rebi amb anterioritat una quantitat suficient per afrontar aquesta sèrie de despeses a realitzar per compte i en nom del client. A això se’l coneix com a provisió de fons”, va explicar l’experta Joaquina Rueda de JRA Economistas.
Si tens més dubtes et recomanem llegir el següent article on expliquem com parlar amb hisenda per resoldre els teus dubtes sobre la factura electrònica a través del portal
Notícia extreta de autonomosyemprendedor.es