09 març Què són les factures proforma i en quines situacions poden emetre’les els autònoms
Què són les factures proforma i en quines situacions poden emetre’les els autònoms
Abans d’emetre una factura definitiva, és comú que els negocis i els treballadors per compte propi utilitzin les factures proforma per acreditar l’inici d’una relació comercial.
La factura és la base de la comptabilitat del negoci d’un autònom. Per llei, tots els treballadors per compte propi tenen l’obligació d’expedir, lliurar i conservar justificants de totes les seves operacions per l’exercici de la seva activitat o, el que és el mateix, d’emetre una factura per la venda d’un producte o la realització d’un servei.
El primer aspecte que s’ha de conèixer és el tipus de factura que s’ha d’emetre o que es pot emetre en cada cas. Actualment, hi ha cinc tipus, la utilització dels quals depèn sempre del context, de l’import de la mateixa i del destinatari.
Una de les factures que més acostumen a utilitzar els treballadors per compte propi és la proforma, que, grosso modo, es tracta del document previ a la factura ordinària. Si bé és cert que a nivell fiscal no té validesa, s’utilitza molt formalitzar el pacte entre l’autònom i el client o fins i tot davant d’una entitat creditícia. En definitiva, serveix per acreditar que ha existit un inici d’activitat comercial.
Què és una factura proforma i per a què s’utilitza
Tal com va explicar a aquest diari una assessora fiscal, una factura proforma és un document de caràcter informatiu que no té cap tipus de validesa comptable. Simplement, va assenyalar, “recull les dades relatives a una operació de prestació de béns o serveis”.
Segons l’expert, aquest tipus de factura podria entendre’s com “una factura provisional” en la qual els treballadors per compte propi poden especificar els detalls d’una activitat comercial futura. “Una de les característiques principals de la factura proforma és que, al no tenir una validesa fiscal, es pot modificar totes les vegades que sigui necessari”, va assenyalar.
Al ser utilitzada comúment com una factura provisional i poder ser modificada sense límits, va destacar l’assessora fiscal, “el que sol passar és que, quan es tanca el tracte entre el negoci i el seu client, ja sigui una altra empresa, un proveïdor o un client final, se’n van enviant noves versions de la factura proforma, amb els canvis que es van realitzant“.
Així, quan ambdues parts consideren que la factura proforma és correcta i correspon amb la relació comercial que es durà a terme, “llavors és quan s’emetrà la factura definitiva, amb tot el que s’ha acordat mitjançant la factura proforma”, va afegir.
La factura proforma no és el mateix que un pressupost
La factura proforma, per definició, pot confondre’s amb un pressupost. No obstant, no són el mateix, ja que hi ha diversos aspectes que els diferencien.
Quan es lliura un pressupost, es fa amb l’objectiu d’indicar per escrit, de forma clara i desglossada, quant es cobrarà a un client per la venda d’un producte o la prestació d’un servei. És a dir, serveix per informar, abans que hi hagi un acord comercial, de quines són les obligacions i les condicions per ambdues parts.
“Quan l’autònom envia un pressupost, ja sigui a una altra empresa, a un proveïdor o a un client, té l’obligació de mantenir el preu que hagi establert en el mateix. Per això, abans de contractar a una empresa perquè preste un determinat servei, sempre es sol·licita un pressupost“, va explicar a aquest diari una assessora laboral.
Encara que l’enviament d’un pressupost no és obligatori, “el més recomanable és enviar sempre el pressupost, ja que és el primer pas perquè hi hagi un enteniment entre el que busca l’autònom o negoci i el que busca el client”. Això sí, va explicar, si no el signen ambdues parts, “el pressupost careix de valor”.
Serveix per fixar un pacte entre autònom i client
No obstant, la factura proforma és un document, que encara que és de caràcter provisional i no té validesa fiscal, sí atorga un pacte entre el negoci o autònom que ven un producte o presta un servei i el seu client, de manera que “amb la factura proforma, l’autònom es compromet a certes coses amb els seus clients i a complir amb la seva part, que, en aquest cas, és la entrega d’un bé o un servei”.
L’altre gran factor que diferencia la factura proforma del pressupost, és que aquest no ha de fer-se complint cap disseny o format. “En canvi, la factura proforma ha de ser estèticament igual que la factura definitiva. Per això s’entén la proforma com una factura provisional”, va explicar l’expert fiscal.
“A la fi, l’emissió d’una factura proforma depèn sempre de les necessitats del client. Pot ser que el client únicament demani el pressupost i, a continuació, la factura definitiva, o pot ser que el client sigui qui demani la factura proforma. Això, per exemple, moltes vegades succeeix perquè els bancs, per concedir determinats préstecs, sol·liciten als seus clients que justifiquin el motiu pel qual se sol·licita aquesta quantitat. La factura proforma és una bona manera de demostrar-ho “, va explicar.
Per exemple, va assenyalar, una persona vol reformar la seva cuina. “Acudeix a un negoci que es dedica a això i demana el pressupost. Després, sabent el que li costaria, recorre a una entitat bancària per a sol·licitar un préstec, i allí se li sol·licita un justificant de l’operació. Només amb el pressupost, no podrà justificar per a què vol aquests diners, no obstant això, a través de la factura proforma sí que podrà fer-ho, ja que és un pacte entre el client i el negoci, i per tant dona veracitat a la relació comercial”, va concloure.
Quins són els elements que han de figurar en una factura?
Independentment del motiu pel qual s’emeti una factura, tots els documents han de tenir una sèrie de dades bàsiques i comunes que recullen els principals elements de la transacció per la compra/venda d’un bé o un servei.
Aquests elements estan regulats per l’article 6 del Reial decret llei 1619/2012, de 30 de novembre, i, per tant, l’autònom haurà d’incorporar-los en cada factura que emeti. En el cas que s’emeti una factura proforma, ha d’especificar-se en la part superior del document.
- Dades de l’autònom: noms i cognoms de la persona que emet la factura; domicili; i NIF o CIF. També pot afegir-se un telèfon de contacte o un correu electrònic.
- Número de factura: número correlatiu de la sèrie de la factura. Han d’anar ordenats des de l’u (primera factura de l’exercici fiscal) d’ara endavant durant tot aquest exercici fiscal. Es tracta d’un dels elements que més problemes causa als autònoms, bé per error o bé per omissió. És imprescindible vigilar la correlació, ja que Hisenda sol prestar especial atenció a aquest punt.
- Data: dia d’emissió de la factura. Ha de ser correlativa amb el número de la factura.
- Dades del remitent: nom i cognoms del remitent de la factura; adreça; i NIF o CIF de la persona que rep la factura.
- Concepte: en aquest punt ha de descriure’s la factura, per la qual cosa ha d’especificar-se el motiu pel qual s’emet aquest document, ja sigui un producte o un servei.
- Base imposable: quantia de la factura sense incloure els impostos (IRPF i IVA).
- Retenció d’IRPF: retenció per a autònoms professionals que varia en la seva quantia depenent de la retenció que tingui.
- IVA: quantitat d’Impost sobre el Valor Afegit que correspon cobrar en la factura. En la majoria de factures s’emetrà a un 21%, tret que el tipus d’IVA del producte o servei sigui reduït (10%), *superreducido (4%) o exempt.
- Mètode de pagament: mitjà pel qual es rebrà el cobrament de la factura en qüestió.
Cas pràctic de com preparar una factura
Prenent com a exemple un treballador per compte propi que es dedica a la comunicació i al disseny gràfic, a continuació passarem a elaborar una factura. En primer lloc, serà necessari incloure les dades tant de l’autònom que emet la factura com de la persona o entitat que la rep.
En la part superior esquerra s’inclouran les dades de l’emissor (nom, direcció i CIF). En la part superior dreta s’inclouran les mateixes dades, però del receptor de la factura. A continuació, s’especificarà el número de factura, la data i el concepte, seguit de la quantitat i unitats del producte o servei.
Una vegada detallats aquestes dades, inclourem la informació fiscal i monetària. Aquest autònom va prestar els seus serveis a un client per un import (base imposable) de 909,09 euros. Aplicant un tipus d’IVA del 21%, l’autònom haurà de sumar a aquesta base, la quantitat de 190,91 euros. Cal destacar, que encara que l’autònom hagi rebut l’IVA d’aquesta factura, ell serà l’encarregat de lliurar-li la quantitat corresponent a l’Agència Tributària en la seva autoliquidació trimestral corresponent.
A més, depenent de la retenció sobre l’IRPF que tingui l’autònom, es calcularà el total final de la factura. En aquest cas, en tenir una retenció del 15%, es restarà a la base imposable la quantitat de 136,36 euros, deixant un total de 963,64 euros (909,09 euros + 190,91 euros – 136,36 euros), que serà el que el client haurà d’abonar. A més de les dades fiscals i el cost del producte o servei, l’autònom té l’obligació d’incloure la resta d’elements que es regulen en l’article 6 del Reial decret llei 1619/2012, de 30 de novembre.
Descobreix mes noticies a l’apartat de actualitat