Todo lo que los negocios pueden comunicar (y lo que no) a sus empleados a través de Whatsapp

Todo lo que los negocios pueden comunicar (y lo que no) a sus empleados a través de Whatsapp

Recentment el Tribunal Superior de Justícia de Madrid s’ha pronunciat sobre la possibilitat que tenen els autònoms de vigilar els Whatssap que envien els seus empleats pel mòbil d’empresa. Aquesta és només l’última de moltes sentències que aclareixen tot el que comporta l’ús d’aquesta xarxa de missatgeria dins dels negocis.

En els últims anys, els tribunals han anat acumulant diferents criteris sobre l’ús que li poden donar els autònoms i empreses a la xarxa de missatgeria Whatsapp quan volen comunicar-se amb els seus treballadors. El Tribunal Superior de Justícia de Madrid (TSJM) va emetre recentment l’última sentència relacionada amb aquesta aplicació i els límits i drets que tenen els negocis i els seus empleats en usar-la en l’àmbit laboral.

Aquesta vegada, el TSJM  ha avalat que els autònoms i pimes puguin vigilar les converses de Whatsapp que tenen els seus empleats en els telèfons d’empresa. Amb aquest nou pronunciament, la Justícia ha estès la doctrina que ja va establir en el seu moment el Tribunal Suprem en entendre que els negocis poden controlar el correu electrònic que utilitzen els empleats en el treball.

Després d’aquesta sentència que s’ha donat a conèixer recentment, els tribunals han resolt un dubte freqüent relacionat amb l’ús  que li poden donar els negocis i empleats al Whatsapp. Segons el jutge, la vigilància per part de l’empresari de les converses en aquesta aplicació mantingudes pel treballador en el telèfon de empres no vulnera el dret a la intimitat ni el secret a les comunicacions.

Aquesta és només l’última d’una llarga llista de sentències que aclareixen l’ús que li poden donar els autònoms als missatges de Whatsapp amb els seus treballadors. En els últims anys, tant el Suprem i altres tribunals com a diferents experts en la matèria s’han pronunciat sobre si els negocis poden o no subscriure un contracte amb un empleat o pactar un sou a través d’aquesta xarxa de missatgeria. També -i gairebé més important- diverses sentències han establert quan sí i quan no pot un negoci comunicar-se amb un treballador fora de l’horari laboral i fins i tot si pot o no pot acomiadar al seu empleat a través d’aquesta aplicació, entre altres qüestions.

Què tenen permès fer els autònoms amb els seus empleats a través d’un missatge de Whatsapp?

A continuació aquest diari ha recopilat algunes de les sentències i aclariments dels dubtes més freqüents que poden tenir els autònoms sobre el que poden fer amb els seus empleats a través d’un missatge de Whatsapp i el que està prohibit.

Pot un autònom revisar els missatges de WhatsApp del mòbil d’empresa?

L’ús dels béns de l’empresa és un dels conflictes laborals més habituals, ja que limita amb el dret a la intimitat i privacitat dels treballadors. No obstant això, “qualsevol eina i dispositiu que l’empresa posa a la disposició dels seus empleats perquè puguin fer les seves tasques és susceptible de ser revisat sempre que l’empresa ho hagi avisat”, van explicar des del despatx RB Ruiz Beato Advocats.

La recent sentència del Tribunal Superior de Justícia de Madrid, analitzant l’acomiadament d’una treballadora després de revisar converses de WhatsApp ha resolt per fi la qüestió. Segons el jutge, vigilar les converses no vulnera la intimitat del treballador si en el contracte s’especifica que el mòbil és només per a ús professional i, més encara, quan en aquest cas només es van mirar els missatges del treballador i els clients,

Aquest criteri es pot estendre a les altres eines de comunicació que pot utilitzar l’empleat per a desenvolupar el seu treball i que li hagi prestat el negoci. Per exemple, el correu professional.

És vinculant negociar un salari per WhatsApp entre un autònom i el seu treballador?

La comoditat i immediatesa dels serveis de missatgeria instantània i de les xarxes socials han fet que, en moltes ocasions es negociïn o s’acceptin condicions salarials a través de missatges de Whatsapp.

El Tribunal Suprem ja va emetre una sentència  en 2021 on aclaria que les converses de Whatsapp són proves vàlides en un judici. Per extensió, davant una possible reclamació, es podria admetre un missatge en aquesta xarxa com a justificant de qualsevol negociació, fins i tot del salari. Ara bé, aquestes converses només serien útils sempre que no hi hagués un contracte o un altre mitjà oficial que establís una quantitat diferent a la que es va aparaular a través de la xarxa de missatgeria.

A pesar que podria ser legal pactar un sou per Whatsapp, segons recorden els experts, convé recordar que és millor no usar aquest tipus de serveis electrònics per a negociar, justificar o acreditar qualsevol proposta o acord laboral professional o particular.

Segons el despatx RB Ruiz Beato Advocats, “encara que existeixen serveis de certificació digital o de perits digitals, diferents sentències recorden la possibilitat de  manipular digitalment qualsevol arxiu electrònic, per la qual cosa seria possible aparentar una comunicació en la qual un únic usuari es relaciona amb si mateix”, van explicar.

Es poden enviar notificacions als empleats a través de Whatsapp?

WhatsApp és una de les vies de comunicació que els autònoms i els negocis ja poden utilitzar per a notificar als seus empleats, per exemple, la data de reincorporació als seus llocs de treball. Així ho va constatar el Tribunal Superior de Justícia de Madrid que, en una altra recent sentència, va declarar com a improcedent l’acomiadament d’un treballador que no es va reincorporar a temps a la feina de casa, a pesar que l’empresa va intentar avisar-li per carta i correu electrònic. El problema va estar en el fet que no ho va fer per WhatsApp.

Segons detalla la sentència, l’empresa va notificar la data de reincorporació d’un Expedient de Regulació Temporal d’Ocupació (ERTO) al treballador en quatre ocasions, dues d’elles per correu electrònic i altres dos mitjançant una carta remesa a l’adreça que ell mateix havia facilitat al negoci. No obstant això, no es va produir cap resposta, i el treballador va ser acomiadat després de sis dies d’absència en el seu lloc.

La sentència del Tribunal Superior de Justícia de Madrid deixa clar que WhatsApp és un canal vàlid, i a vegades necessari, per a notificar la reincorporació o l’acomiadament d’un empleat i, a partir d’aquí podria ser una via perquè els autònoms i els negocis realitzin altres notificacions de qualsevol tipus, com pot ser un canvi d’horari, per exemple..

És possible comunicar-se amb els empleats per whatsapp fora de l’horari laboral?

Potser el dubte més freqüent entre autònoms i assalariats és si és legal que el negoci es comuniqui amb els seus empleats fora de l’horari laboral a través de Whatsapp. En aquest cas, la clau no és tant el fet d’enviar un missatge, que pot ser legal, sinó que el negoci exigeixi la realització d’una tasca o la resposta del treballador fora de les seves hores de treball. Si fos així no sols estaria incomplint el dret a la desconnexió laboral sinó que també podria incórrer en alguna infracció relacionada amb el registre de jornada o l’impagament d’hores extra, en obligar a treballar a un empleat en hores que no estan remunerades ni registrades.

Segons va explicar a aquest diari Jaume Barcons, advocat laboralista de la gestoria Barcons, “l’empresa sí que pot enviar missatges de WhatsApp fora de l’horari laboral, encara que l’autònom no pot sancionar-li si no contesta ni pressionar-li per a fer-ho, ja que es troba en el seu temps de descans”. Ara bé, això es podria fer sempre que fos de manera proporcional. “Si anessin, per exemple, cinc missatges en 15 mesos, no hi hauria absolutament cap conflicte”, va afegir.

Cas diferent és una situació en la qual aquest tipus de conductes es produeixin de manera habitual entre l’autònom i els seus assalariats. Incomplir el dret a la desconnexió podria implicar sancions d’entre 751 i 7.500 euros. Per a evitar-ho, el treballador per compte propi hauria d’esperar al començament de la següent jornada laboral per a comunicar-se amb la seva plantilla i exigir una resposta als seus empleats.

El negoci no pot obligar els seus assalariats a formar part d’un grup de WhatsApp

Una altra de les qüestions d’actualitat és la possibilitat que tenen els autònoms d’obligar els seus empleats a formar part del grup de Whatsapp de l’empresa, una eina que pot ser molt útil per a desenvolupar l’activitat. “Si es tracta d’una eina de treball i un canal de comunicació habitual de l’empresa es podria incloure als treballadors”, van explicar des de RB Ruiz Beato Advocats.

És més, un recent pronunciament de l’Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD) obre la possibilitat al fet que els autònoms amb assalariats incloguin als seus empleats en un grup de WhatsApp amb finalitats laborals sense el seu consentiment quan el xat sigui imprescindible per al seu acompliment professional.

El cas al qual al·ludeix l’AEPD va ocórrer dins d’un negoci relacionat amb el sector logístic, que va incloure als seus repartidors en un xat grupal on es compartia informació com les rutes diàries a seguir, el treballador encarregat de cadascuna o la ubicació dels vehicles de repartiment. Es tractava, doncs, d’una informació imprescindible per a l’acompliment professional dels empleats.

L’organisme públic va considerar que en exercir  l’empleat el seu treball fora de la seu de l’empresa, no existeix un altre mitjà de comunicació amb l’assalariat, per la qual cosa no procediria imposar cap sanció en aquest cas.

Pot un autònom acomiadar a un empleat per WhatsApp?

Encara que l’ús de les noves tecnologies i canals de comunicació són molt habituals per a converses i per a l’execució de tasques col·laboratives en el treball, per a comunicar un acomiadament cal complir amb uns certs requisits que apareixen recollits en la nostra legislació i que moltes vegades no poden donar-se en un email o un missatge de WhatsApp.

La llei diu que perquè l’acomiadament sigui considerat vàlid, la comunicació ha de donar-se per escrit, en un missatge que figurin els fets que motiven el mateix, si és disciplinari o objectiu, i que consti “fefaentment que la carta s’ha lliurat”.

Encara que el nostre ordenament jurídic laboral no resol el dubte de si aquest mitjà seria vàlid o no per a comunicar un acomiadament, “el WhatsApp no seria una via correcta per a notificar al treballador de manera fefaent un acomiadament, ja que mitjançant aquest mitjà l’empresari no té cap garantia que la comunicació hagi arribat correctament al seu destinatari”, van explicar els advocats de Legalitas.

Avui dia, jurisprudencialment només s’ha considerat com mig vàlids de notificar l’acomiadament el lliurament en mà de la carta al treballador amb el justificant d’haver-la rebut. I si la comunicació en persona no fos possible, es podria enviar a l’empleat un burofax.