Hisenda resol a través del seu portal els dubtes que li plantegen els autònoms sobre la factura electrònica

Factura electrónica

Hisenda resol a través del seu portal els dubtes que li plantegen els autònoms sobre la factura electrònica

La factura electrònica obligatòria és una de les grans reformes a la qual els treballadors per compte propi hauran de fer front en els pròxims anys. Es tracta d’una  de les novetats incloses dins de la Llei Crea i Creix, aprovada pel Congrés dels Diputats el passat 30 de juny i publicada en el BOE al setembre de 2022.

Aquesta normativa obligarà a tots els autònoms i empreses a expedir i remetre factures utilitzant eines digitals, per a garantir així una major traçabilitat i un control dels pagaments. Es tracta d’una mesura que preocupa una gran part dels autònoms, ja que si no desenvolupen la factura digital en el termini establert, podrien sofrir multes de fins a 10.000 euros.

No obstant això, encara que a partir de 2023 la factura electrònica prendrà un important paper, la seva obligació s’implementarà en dues fases, depenent de la facturació de l’autònom. La primera fase serà per a totes les empreses i autònoms que tinguin una facturació anual superior a vuit milions d’euros. Tots ells estaran obligats a emetre factures electròniques l’any que ve, és a dir, en el termini d’un any des de la publicació de la norma en el BOE.

La segona fase serà per a totes les empreses i autònoms que tinguin una facturació anual inferior a vuit milions d’euros. Tots ells hauran d’aplicar aquesta mesura en un termini de tres anys des de l’entrada en vigor de la mesura. És a dir, serà en 2025 quan la factura electrònica sigui obligatòria per a aquests. Encara que és millor estar preparats, sobretot si es té com a client a alguna administració.

Actualment, els autònoms i petits negocis que prestin serveis a les administracions públiques estan obligats a emetre factures electròniques. Alguna cosa que succeeix des de gener de 2015. Per tant, suposa una important novetat per a la resta dels autònoms i negocis, pel que  han estat moltes els dubtes que han anat sorgint en els últims mesos.

El Ministeri d’Hisenda, a través del portal web FacturaE, ha publicat una guia amb les preguntes més freqüents sobre l’emissió i recepció de factures electròniques.

Què es necessita per a poder expedir factures electròniques?

Tal com expliquen des de la pàgina web oficial FacturaE, actualment hi ha tres maneres possibles d’expedir factures electròniques

  • Mitjançant un programa informàtic que creï factures electròniques. “Aquest programa pot estar instal·lat en l’ordinador o es pot accedir a ell a través d’Internet. A vegades poden bastar els programes ofimàtics.
  • Mitjançant la intermediació d’un  prestador de serveis de facturació electrònica
  • Que siguin creades pel propi  destinatari de la factura electrònica, “la qual cosa també es denomina informalment ‘autofacturació’”.

Serveix qualsevol programa informàtic o servei de facturació per a enviar factures electròniques?

Un dels aspectes més importants que s’ha de tenir en compte a l’hora d‘emetre factures electròniques és el programa informàtic a utilitzar. No serveix qualsevol programa informàtic o servei de facturació per a enviar factures electròniques.

“Cal assegurar-se que el programa informàtic o el servei de facturació pugui crear factures amb uns requisits tècnics compatibles amb els del destinatari de la factura electrònica”, recull el portal web dependent del Ministeri d’Hisenda.

Es pot obligar els clients a acceptar factures electròniques?

Actualment, per a poder enviar factures electròniques, es necessita el consentiment exprés del destinatari. L’article 63.3 del text refós de la Llei General per a la Defensa dels Consumidors i Usuaris i altres lleis complementàries, aprovat per Reial decret legislatiu 1/2007, de 16 de novembre estableix que en els contractes amb consumidors i usuaris, aquests tindran dret a rebre la factura en paper.

“En el seu cas, l’expedició de la factura electrònica estarà condicionada al fet que l’empresari hagi obtingut prèviament el consentiment exprés del consumidor. La sol·licitud del consentiment haurà de precisar la forma en la qual es procedirà a rebre la factura electrònica, així com la possibilitat que el destinatari que hagi donat el seu consentiment pugui revocar-lo i la forma en la qual podrà realitzar-se aquesta revocació. El dret del consumidor i usuari a rebre la factura en paper no podrà quedar condicionat al pagament de cap quantitat econòmica”, assenyala el Ministeri d’Hisenda a través del portal FacturaE.

Quins requisits ha de complir una factura electrònica?

A més del consentiment del destinatari, la factura electrònica ha de complir la resta de requisits de qualsevol factura. El mitjà d’expedició d’una factura, ja sigui electrònica o en paper, “ha de garantir els següents requisits des de la seva expedició i durant tot el període de conservació: llegibilitat, autenticitat i integritat”. Amb la factura electrònica, els dos últims requisits “ja estarien garantits”.

  • Llegibilitat: significa que la factura electrònica pugui ser llegida per humans. “Els autònoms no han de preocupar-se per aquest requisit, ja que el faciliten els programes informàtics de facturació electrònica o els programes ofimàtics (com els processadors de text). També poden facilitar-la serveis en línia a través d’Internet”.
  • Autenticitat de l’origen de la factura: significa que s’ha de garantir la identitat del proveïdor dels béns o prestador dels serveis facturats, així com la de l’emissor de la factura, en cas de no ser el mateix.
  • Integritat del contingut de la factura: significa que s’ha de garantir que el contingut de la factura no ha estat modificat.

Com es garanteix l’autenticitat i la integritat d’una factura electrònica?

L’autenticitat  de l’origen i la integritat del contingut d’una factura electrònica es poden garantir mitjançant els mateixos procediments que per a una factura en paper. És a dir, “mitjançant controls de gestió que permetin crear la pista d’auditoria fiable que estableixi la necessària connexió entre la factura i el lliurament de béns o prestació de serveis que la mateixa documenta”.

No obstant això, per al cas particular de la factura electrònica, la legislació permet tres procediments específics alternatius que garanteixen igualment l’autenticitat  de l’origen i la integritat del contingut: la signatura electrònica, l’intercanvi electrònic de dades o els mitjans validats per l’Agència Estatal d’Administració Tributària (AEAT).

És obligatori que una factura electrònica estigui signada electrònicament?

No és necessari que una factura electrònica sigui signada a través de la signatura electrònica. Si bé és cert que la signatura electrònica garanteix l’autenticitat de l’origen i la integritat del contingut de la factura, hi ha altres formes alternatives de fer-lo.

“Pot fer-se també amb controls de gestió que permetin crear la pista d’auditoria fiable que estableixi la necessària connexió entre la factura i el lliurament de béns o prestació de servei que la mateixa documenta. També pot fer-se amb l’intercanvi  de dades o amb els mitjans validats per la AEAT.

S’admet com a factura electrònica un PDF enviat per correu-e sense signatura electrònica?

Algunes dels dubtes més freqüents que tenen els autònoms estan relacionades amb el sistema que pot utilitzar-se per a realitzar les factures electròniques.

Tal com expliquen des del portal oficial FacturaE, les factures en format PDF seran admissibles, com qualsevol altre sistema adoptat, “en la mesura en què els controls de gestió usuals de l’activitat permetin crear una pista d’auditoria fiable que estableixi una connexió entre la factura i el lliurament de béns o la prestació de serveis, o es garanteixin d’alguna altra manera l’autenticitat, integritat i llegibilitat de la factura”.

Què cal fer amb les factures electròniques una vegada hagin estat enviades?

Igual que succeeix amb les factures en paper, els autònoms tenen l’obligació de conservar les còpies de les factures electrònica expedides durant el termini previst en la Llei 58/2003, de 17 de desembre, General Tributària. És a dir, durant el termini de quatre anys.

“Igual que amb les factures en paper, les factures electròniques han de conservar-se de manera que es garanteixin la seva llegibilitat, autenticitat i integritat. També ha de garantir-se l’accés a ells per part de l’Administració tributària sense demora, excepte causa degudament justificada. En el cas particular de les factures electròniques, es garantirà l’accés en línia a les dades així com la seva càrrega remota i utilització per part de l’Administració tributària”, expliquen des del Ministeri d’Hisenda.

Poden pagar-me una factura electrònica mitjançant deute domiciliat?

Tal com recull el portal web FacturaE, una factura electrònica pot pagar-se mitjançant deute domiciliat si es compleixen els següents requisits:

  • Que el deutor acrediti el seu consentiment mitjançant el document que estableix la Llei 16/2009, de 13 de novembre, de serveis de pagament
  • Que en un annex de la factura electrònica s’inclogui aquest document
  • Que en una extensió de la factura electrònica s’inclogui la identificació del compte de pagament del deutor
  • Que la factura electrònica no s’hagi emès a consumidors i usuaris
  • Que la factura electrònica no s’hagi emès als òrgans, organismes i entitats integrants del sector públic.

És possible instar el pagament d’una factura electrònica mitjançant una acció executiva?

Una factura electrònica portarà aparellada execució sempre que es compleixin els següents requisits:

  • Que existeixi un acord signat previ entre les parts pel qual la part deutora accepta dotar d’eficàcia executiva a cada factura i en el qual es fa referència a la relació subjacent que hagi originat l’emissió de la factura.
  • Que en un annex de la factura electrònica s’inclogui aquest acord.
  • Que en la factura electrònica figuri el seu caràcter de títol executiu.
  • Que la factura electrònica no s’hagi emès a consumidors i usuaris.
  • Que la factura electrònica no s’hagi emès als òrgans, organismes i entitats integrants del sector públic.

“La falta de pago de la factura que reúna estos requisitos faculta al acreedor para instar su pago mediante el ejercicio de una acción ejecutiva de las previstas en el artículo 517 de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil”, explican.

“La falta de pagament de la factura que reuneixi aquests requisits faculta al creditor per a instar el seu pagament mitjançant l’exercici d’una acció executiva de les previstes en l’article  517 de la Llei 1/2000, de 7 de gener, d’Enjudiciament Civil”, expliquen.

Notícia extreta de Autonómos y emprenededores.