La Direcció General de Tributs aclareix si una factura escanejada és una factura electrònica

factura electrónica

La Direcció General de Tributs aclareix si una factura escanejada és una factura electrònica

En determinats àmbits o sectors econòmics es fa necessari el dur a terme un canvi respecte a la facturació tradicional en la qual es duu a terme el lliurament d’una còpia física de la factura original al destinatari dels béns o serveis. Imaginem que una empresa dedicada al comerç electrònic tingués un volum de comandes que es comptés per milions, si hagués d’emetre un o dos milions de cartes físiques per a enviar la factura (física) al consumidor, se li generarien una sèrie de despeses i ineficiències en la producció que mancaria de sentit en el món actual, a més, aquestes factures podrien haver de ser emeses a l’altre costat del món amb el corresponent augment de la despesa en la seva expedició.

No obstant això, no fa falta anar-se’n tan lluny. Un autònom que realitzi desplaçaments als diferents llocs on faci els treballs podria veure una utilitat molt gran a emetre les factures de manera electrònica una vegada finalitzats des de la seva oficina o casa. Així i tot, es fa necessari que el document emès compleixi una sèrie de requisits.

Contingut de la factura electrònica

El contingut de la factura emesa de manera electrònica és idèntic al de la factura tradicional, estant els extrems mínims que han d’incloure’s recollits en l’article 6 del Reglament de facturació.

No obstant això, l’article 10.1 Reglament de facturació fa un especial esment a les vies d’emissió de les factures electròniques limitant-los per a poder autenticar la seva originalitat:

  • Pot emetre’s mitjançant una signatura electrònica avançada basada en un certificat reconegut i creada mitjançant un dispositiu segur de creació de signatures.
  • Pot emetre’s mitjançant un intercanvi electrònic de dades, sempre que l’acord relatiu a aquest intercanvi prevegi la utilització de procediments que garanteixin l’autenticitat de l’origen i la integritat de les dades.
  • Poden emetre’s mitjançant altres mitjans que els interessats hagin comunicat a l’Agència Estatal d’Administració Tributària amb caràcter previ a la seva utilització i hagin estat validats per aquesta.

A més, l’article 9 del Reglament de facturació conclou que de manera genèrica «s’entendrà per factura electrònica aquella factura que (…) hagi estat expedida i rebuda en format electrònic».

Les factures escanejades, digitalitzades i enviades al client són factures electròniques?

Finalment, sol ser bastant habitual que en lloc d’emetre les factures exclusivament en format electrònic es generin tant en suport digital primer i, de manera simultània, s’emetin en suport físic per al seu arxiu pel client.

Doncs bé, sobre aquest punt és sobre el qual s’ha pronunciat la Direcció General de Tributs en la seva recent consulta vinculant (V0666-22), de 28 de març de 2022, on estableix el següent criteri:

«Per tant, una factura expedida i rebuda en format electrònic tindrà la consideració de factura electrònica encara que hagués estat emesa originalment en paper i posteriorment digitalitzada per la consultant no així, no obstant això, les factures que, havent estat emeses i expedides en paper, siguin rebudes en aquest mateix format pels destinataris.

De la informació aportada en l’escrit de consulta no es coneix amb exactitud si la factura és lliurada en paper o únicament per correu electrònic, per la qual cosa sent vàlida tant la facturació en paper com per mitjans electrònics conforme a l’indicat prèviament, només tindrà la consideració de factura electrònica quan hagi estat expedida i rebuda en format electrònic i reuneixi tots els requisits establerts en el Reglament citat».

En conclusió, la consideració com a factura electrònica d’una factura escanejada en format físic dependrà de si aquest escaneig o digitalització és realitzat per l’emissor o pel receptor d’aquesta.

La nova regulació dels programes comptables utilitzats per empresaris o professionals

La Llei 11/2021, de 9 de juliol, de mesures de prevenció i lluita contra el frau fiscal va introduir un nou apartat j) a l’article 29 de la LGT, regulador de les obligacions formals dels contribuents, redactat com segueix:

«j) L’obligació, per part dels productors, comercialitzadors i usuaris, que els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos comptables, de facturació o de gestió dels qui desenvolupin activitats econòmiques, garanteixin la integritat, conservació, accessibilitat, llegibilitat, traçabilitat i inalterabilitat dels registres, sense interpolacions, omissions o alteracions de les quals no quedi la deguda anotació en els sistemes mateixos. Reglamentàriament es podran establir especificacions tècniques que hagin de reunir aquests sistemes i programes, així com l’obligació que els mateixos estiguin degudament certificats i utilitzin formats estàndard per a la seva llegibilitat».

Això no determina que hagin d’emprar-se una sèrie de programes taxats i homologats per l’Administració tributària sinó que els programes comptables han de comptar amb mecanismes de control de verificació. D’aquesta manera, ens recorda la Direcció General de Tributs en l’esmentada consulta que:

«El desenvolupament reglamentari esmentat en l’article 29.2.j) està actualment en curs de tramitació pel que la manera d’emplenar les obligacions establertes en aquest article encara està pendent d’aprovació, a l’efecte del desenvolupament i definició dels requisits que han de complir els sistemes i programes informàtics o electrònics així com, en el seu cas, la manera de certificar-los».